Responsabile della Conservazione
• Ruolo previsto dal CAD e dalle Linee Guida AgID • Per le aziende può essere esterno • Redazione del Manuale della Conservazione • Coordinamento con i conservatori accreditati • Verifiche periodiche e supporto all'esibizione
Rsponsabile della Conservazione
Un ruolo previsto dalla legge, con una responsabilità precisa. Puoi affidarlo a noi dall'esterno, mantenendo il controllo e togliendoti il peso operativo e normativo.
Un ruolo che la normativa impone
Chiunque produca documenti informatici — fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente, libri e registri, comunicazioni PEC — è tenuto a conservarli a norma, garantendone autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici individuano una figura responsabile di questo processo: il Responsabile della Conservazione (RdC).
Non è un adempimento formale da spuntare una volta: è la persona che governa il processo di conservazione, definisce le regole, ne verifica il funzionamento nel tempo e se ne assume la responsabilità davanti alla legge.
Di cosa si occupa il Responsabile della Conservazione
Di cosa si occupa il Responsabile della Conservazione Nel concreto, chi ricopre questo ruolo: • definisce e attua le politiche del sistema di conservazione, coerenti con l'organizzazione e con la normativa; • redige, adotta e tiene aggiornato il Manuale della Conservazione, il documento che descrive l'intero processo; • stabilisce quali tipologie documentali conservare, in quali formati e per quanto tempo; • governa i flussi di riversamento in conservazione — i pacchetti informativi (SIP, AIP, DIP) — e i relativi controlli; • gestisce il rapporto con l'eventuale conservatore accreditato AgID a cui è esternalizzata la conservazione; • assicura nel tempo integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti, con marcatura temporale e verifica delle firme; • effettua le verifiche periodiche e risponde in caso di richiesta di esibizione.
DI COSA CI FACCIAMO CARICO
Quando assumiamo il ruolo per la tua azienda, ci occupiamo di: • nomina formale quale Responsabile della Conservazione; • definizione o attuazione delle politiche complessive del sistema di conservazione; • governo e supervisione della gestione del sistema di conservazione; • verifiche periodiche a campione sui pacchetti di versamento; • prove di esibizione e formazione dei pacchetti di distribuzione; • supporto alla digitalizzazione dei flussi documentali interni.